Sering nggak sih lo merasa ribet dalam mengurus administrasi bisnis lo yang dipenuhi sama kertas-kertas? Ujung-ujungnya setelah nggak terpakai, kertas-kertas itu hanya akan menjadi tumpukan aja dan bikin meja lo berantakan. Nggak banget kan, Superfriends! Nah, supaya lebih irit dan ramah lingkungan, ada baiknya lo mulai untuk menerapkan paperless dalam bisnis lo. Gimana caranya?
Paperless, Apa Itu?
Image source: shutterstock.com/Dilok Klaisataporn
Sesuai namanya, paperless berarti menggunakan sedikit atau bahkan nggak sama sekali kertas dalam berkegiatan. Kalau jaman dulu seluruh administrasi bisnis harus dicatat dengan kertas dan pulpen, tapi di masa kini penggunaan keduanya udah bisa ditekan dengan beralih ke cara yang lebih praktis, yakni menggunakan alat digital. Seluruh arsip yang dibuat secara digital disebut dengan istilah digitasi. Ternyata banyak banget manfaat dari paperless, diantaranya menghemat biaya, menghemat waktu, menghemat tempat, meningkatkan efisiensi kerja dan tentunya lebih ramah lingkungan loh Superfriends!
Cara Menerapkan Paperless dalam Bisnis
Image source: shutterstock.com/Dilok Klaisataporn
Udah bukan jamannya lagi nulis-nulis catatan meeting pake kertas. Selain lebih lama, catatan meeting yang ditulis tangan juga sulit dibagikan lagi ke rekan kerja yang lain. Pertama, cobalah beralih ke catatan digital dan diunggah ke server cloud dengan tingkat keamanan yang lebih tinggi. Selain lebih aman, catatan digital juga lebih mudah dibagikan, juga lebih mudah dikelola penyimpanannya. Kedua, nggak hanya catatan meeting aja, lo juga bisa untuk mulai menggunakan online invoice, dengan nggak lagi mencetak invoice baik untuk klien maupun untuk pelanggan. Nggak cuma mengurangi penggunaan kertas, langkah ini juga memudahkan lo karena pengoperasiannya cuma tinggal klik klik aja.
Ketiga, biasakan mengirim dokumen apapun melalui surat elektronik, ketimbang mengirim melalui jasa pos atau ekspedisi. Selain lebih lama, jenis pengiriman ini juga banyak resiko seperti hilang, rusak atau bahkan dicuri oleh orang yang nggak bertanggungjawab. Begitu pula dengan klien lo, coba minta mereka untuk mengirim dokumen secara paperless dengan menggunakan file yang dikirim melalui surat elektronik. Tentu ini sama-sama memudahkan ya Superfriends!
Keempat, biasakan meeting atau mengadakan pertemuan secara daring, ketimbang pertemuan langsung. Karena biasanya saat meeting offline, akan banyak handout yang dibagikan kepada peserta meeting, dan setelah meeting, kertas-kertas itu biasanya nggak terpakai dan menumpuk di meja. Tapi kalau memang terpaksa harus offline, baiknya bagikan materi meeting menggunakan layar proyektor, dan minta peserta meeting untuk mencatat poin-poin meeting menggunakan laptop mereka. Sama-sama paperless kan!
Yang terakhir, sortir dokumen yang ada, dan pisahkan dokumen mana yang masih harus disimpan, mana yang bisa di digitasi dan mana yang bisa dimusnahkan secara fisik. Begitupun dengan karton-karton atau kardus yang udah nggak terpakai, sebaiknya langsung dimusnahkan aja, atau dijual ke tempat pengepul supaya lebih bermanfaat. Jangan lupa untuk pisahkan dokumen-dokumen rahasia ya supaya tetap aman!
Mulai sekarang, yuk lebih bijak dalam menggunakan kertas dengan menerapkan paperless dalam bisnis lo!
ARTICLE TERKINI
Source:https://accurate.id/bisnis-ukm/paperless/
Please choose one of our links :